Hvad skal man sige, når man leder et møde

Forberedelse, en take-charge holdning og gode mundtlige kommunikationsevner er nøgler til effektivt at lede et møde. Det er dit ansvar som formand at sikre, at mødet opfylder sine primære mål inden for den forudbestemte tidsparameter. Du skal også holde deltagerne involveret og sikre, at alle har en stemme. Både hvad du siger og hvordan du siger det kan gøre forskellen mellem et effektivt, produktivt møde og et møde, der "fejler."

Robert's Order of Order

Roberts forretningsorden fastsætter regler og retningslinjer, der kan vedtages fuldt ud til formelle møder, men som du også kan ændre for at passe til din virksomheds kultur. En formand kan for eksempel indstille mødeparametre i planlægningsfasen og starte mødet ved at forklare hver parameter. For et mindre formelt møde, der benytter "Point of Privilege", "Point of Information" og "Limit or Extend Debate" regler kan lade deltagerne vide, at afbrydelser ikke vil blive tolereret, skal tilladelse til at tale først, og at formanden har ret til at begrænse "taletid".

Ring til bestilling

Uanset hvordan en formand vælger at sige det, skal et møde altid starte med et opkald til ordre. Dette signalerer en afslutning på sidebar samtaler og fortæller deltagerne, at det er tid til at fokusere på den forretning, der er til rådighed. Et mundtligt opkald kan derefter bygge bro over kløften mellem at kalde mødet for at bestille og komme i gang. Som et sidste skridt inden mødet påbegyndes, kan en formand identificere og sikre, at deltagerne har modtaget kopier af trykt materiale som tidligere mødemøder eller dagens møde dagsorden.

Mødeorgan

At holde diskussioner på sporet som mødet bevæger sig gennem hvert punkt på dagsordenen kan være et af de mest udfordrende aspekter ved at lede et møde. Et standard første punkt på hver dagsorden kan gennemgå møderegler, der gælder generelt såvel som dem, der gælder for dette specifikke møde. For eksempel, hvis du ved på forhånd at et emne vil generere en betydelig diskussion eller debat, kan du annoncere en tidsfrist for det pågældende emne. Hvis diskussioner går forbi den tid, du angiver, eller en eller to deltagere dominerer en diskussion, kom du tilbage på sporet ved at sige "Vi har brugt vores tildelte tid til dette problem" eller "Det er gode point, har nogen andre noget at tilføje til samtalen? "Signal det er på tide at flytte til næste dagsordensobjekt ved at opsummere nøglepunkter og derefter fortsætte.

Ring til Afbryd

Før en officiel afslutning af mødet med et opkald til afbrydelse kan en formand opsummere vigtige punkter og verificere eventuelle fremtidige afleveringer, der er tildelt under mødet, den ansvarlige part og datoen for leveringen forfalder. Formanden kan spørge, om nogen har yderligere spørgsmål eller behov for afklaring, hvilket ikke kun er godt for at sikre, at alle er på samme side, men også for at holde deltagerne ansvarlige for at levere tildelte opgaver korrekt og til tiden. Det sidste skridt er, at formanden officielt lukker mødet, måske ved at sige "Jeg flytter til at afbryde."

 

Efterlad Din Kommentar