Sådan opretter du et regnskabsarkivsystem

Et godt regnskabssystem kan betydeligt reducere den tid og det arbejde, det tager at styre virksomhedens økonomi. Det gør også den årlige opgave med budgettering og planlægning meget lettere, fordi den gør vigtige oplysninger let tilgængelige. Løsninger til mange af de problemer, der opstår i virksomhedens daglige drift, findes i regnskabet - en anden grund til at passe på at strukturere dit system.

1.

Planlæg dit regnskabssystem ved først at lave en skematisk tegning af din virksomheds struktur, der angiver, hvordan pengestrømme gennem systemet. Producentvirksomheder er afhængige af at betale leverandører for råvarer, for eksempel, men de kan forlænge disse betalinger i måneder, indtil de færdige produkter sælges til distributører. Salgsorganisationer indtager derimod penge fra kunder og skal hurtigt betale deres salgspersonale og finansieringsopgørelse.

2.

Tildele et arkivskab eller en skuffe i arkivskabet for hver af følgende: leverandørfaktura mapper, kontobeløb, kundefaktura mapper, tilgodehavender og yderligere filer efter behov for skatter, kontrakter, kontoudtog, checks, garanti garantioplysninger og alt ellers vil du holde dig i din regnskabet.

3.

Design et coverark for fakturaer, der skal betales til dine leverandører. Indtast en oversigt over bogføringsregnskabet, der er involveret i regningen, beløb, der opkræves på disse konti, dato, betalt, dato betalt, check nummer og andre oplysninger, der hjælper dig med at give fuldstændige og letforståelige summeringer. Brug omslaget til at lave noter om aftaler, kontaktpersoner og transaktionsoplysninger.

4.

Opret mapper for hver af dine faste leverandører, med en anden mappe eller funktion mappe til enkelttransaktioner med forskellige leverandører. Når du modtager fakturaer, skal du hæfte dem til regningen og konvolutten, placere dem i sælgerens mapper og derefter flytte mapperne til den konti, der skal betales, hvor du vil arrangere dem i betalingsfristens rækkefølge.

5.

Design et omslag til dine kundefakturaer. Brug disse dækark til at opsummere eventuelle betalingsaftaler med dine kunder, samtaler og særlige instruktioner.

6.

Opret mapper til hver enkelt af dine kunder. Opbevar kopier af kontrakter og fakturaer i disse mapper, og flyt aktive fakturaer til debitorfilen i betalingsfristens rækkefølge.

7.

Brug tilmeldingskort til at erstatte sælger- og kundemapper, der er flyttet til betalingsforpligtelser og tilgodehavende filer.

Tip

  • Selvom betalbare og kundefordringer vil være dine hovedfiler, skal du også have et system til at holde følgende poster: bankforhold, lønningsliste, leasingkontrakter, kreditlinjer, indsamlingsaktiviteter, forsikringspolicer og filer for oplysninger indsamlet i løbet af året, der vil bruges til udarbejdelse af finansielle rapporter, budgettering, skatter og planlægning.

Advarsel

  • Hold det simpelt. At have individuelle mapper for hver leverandør og kunde holder forretningshistorikken mellem din virksomhed og hver sælger og kunde adskilt for at lette undersøgelsen. Forsøg ikke at fortryde kort. Regnskabsfilerne er altid vigtige informationskilder, og mapper kan mystisk forsvinde til skriveborde i yderste hjørner af din virksomhed - så du har brug for udmeldings kortene for at holde styr på deres rejser.
 

Efterlad Din Kommentar