Hvordan gennemfører jeg en telefonkonference?

En telekonference er en nem og overkommelig måde at gennemføre møder mellem mennesker ude af stand til at møde ansigt til ansigt. Det kan bruges til at uddanne eller træne, samarbejde og netværk. Den grundlæggende telekonference kræver en telefon og en telefonbro, som er en konferencelinje, som alle deltagere kalder på.

1.

Planlæg dit telefonkonferenceopkald. Indstil en dato og klokkeslæt, og få en konferencebro linje. Hvis din virksomhed ikke tilbyder en, kan du få en gratis på Freeconferencecall.com. Fastlæg din dagsorden og forbered din præsentation.

2.

Kontakt deltagere for at give dem dato og klokkeslæt for opkaldet samt nummeret på konferencelinjen. Telekonferencetjenester tilbyder normalt to adgangskoder til opkaldet: en gæstadgang og værten eller moderatoradgangen. Giv dine gæster telefonkonferencenummeret med gæstetilgangskoden. Giv dem en kopi af dagsordenen og eventuelle uddelinger, der er nødvendige for opkaldet.

3.

Ring i mindst fem minutter tidligt til telekonference linjen for at gøre dig bekendt med linjen. De fleste telefonopkaldslinjer giver en chime, når nogen kommer til opkaldet. Når du hører det, kan du hilse på den nye opkalder og bede ham om at introducere sig selv. Disse indgangs- og udgangssignaler kan slås fra af moderator af opkaldet. Den telefonkonference, du bruger, vil få oplysninger om, hvordan du gør dette.

4.

Giv et overblik over opkaldet og hvordan telekonferencen vil fungere. Mange moderatorer henviser til dette som "at passe på forretninger". Lad opkaldere vide, hvem du er, og hvad opkaldet handler om. Giv dem instruktioner om, hvordan de kan dempe deres linje med baggrundsstøj, hvilket er at trykke på * 6 på de fleste telekonference linjer. Hvis du optager opkaldet, lad deltagerne vide det. Endelig give et overblik over, hvad der vil finde sted på opkaldet og den omtrentlige tid det tager.

5.

Gennemfør dit telefonkonferenceopkald eller præsentation. Tal klart og med et forståeligt tempo. Brug dagsordenen eller omridset for at holde dig på opkaldets emne. Hvis deltagerne vil få lov til at stille spørgsmål, reservere tid nær slutningen for at besvare dem. Påmind dem om at deaktivere deres linje ved at trykke på * 6 igen, så deres spørgsmål kan høres. Afslut opkaldet ved at takke opkald for at deltage.

 

Efterlad Din Kommentar