Sådan opretter du et tidsskema i Excel 2010

Du behøver ikke speciel software til at holde styr på dine medarbejderes fremskridt, da du kan oprette brugerdefinerede tidsskemaer med din virksomheds Microsoft Excel 2010-software. Excel leveres faktisk med tidskortskabeloner for at komme i gang, og fordi filerne er elektroniske, kan du altid trække dem op og tjekke dine lønomkostninger og tildelinger.

1.

Start Excel 2010, klik på "Fil", vælg "Ny", og dobbeltklik derefter på knappen "Tidslinjer" på skærmen Tilgængelige skabeloner. Gennemgå skabeloner, som f.eks. "Ugentligt tidsskrift" og "Medarbejder tidskort". Du kan tilpasse enhver skabelon, så dobbeltklik på den nærmeste til dine behov for at åbne den i et nyt vindue.

2.

Gennemgå den generiske tekst, der er inkluderet i skabelonets øverste og nederste del, hvilket vil have områder, som du kan erstatte med en medarbejders navn, afdeling, dato, manager, firma og andre muligheder afhængigt af skabelonen. Skift teksten som ønsket. For at slette stedholdergenerisk tekst skal du klikke på den pågældende celle og trykke på "Slet" -tasten.

3.

Klik på hovedtemaet i tidsskemaet, som kan arrangeres efter dag, uge, måned eller endog time for time afhængigt af den valgte skabelon. Foretag ændringer, hvis det ønskes, såsom at ændre starten på en uge fra en søndag til en mandag, eller ændre en dato for 2012 til en 2013.

4.

Indtast specifikke medarbejderdata i tidsskemaet, f.eks. Hvis en medarbejder roterer mellem flere arbejdsstationer på bestemte tidspunkter i løbet af dagen.

5.

Skift skygger i tidsskemaet, som Excel's skabelon kan have på skiftende måde eller kun på overskrifter, ved at fremhæve alle cellerne til skygge. Højreklik og vælg "Formater celler." Klik på "Fyld" -alternativet, og klik derefter på en lille farvet boks for at skygge disse celler med den farve. Du kan måske skygge muligheder som medarbejderbrudstid, når deltagelse er påkrævet eller valgfri, eller når overarbejde vil sparke ind.

6.

Tilføj et billede ved at klikke på fanen "Indsæt" og derefter klikke på "Billede". Gennemse grafikken og dobbeltklik på den, og træk den til, hvor den skal være på tidsskemaet. På denne måde kan du tilføje et firmas logo eller et hovedbillede af medarbejderen.

7.

Klik på "Fil", vælg "Gem som", og indtast derefter et navn for tidsskriftet, f.eks. Medarbejderens efternavn, og klik på "Gem".

Tips

  • Du kan også gemme et blankt tidsskema uden nogen tilpasning som f.eks. Et headshot eller rotationsstationer som en skabelon. Derefter kan du bruge det til alle dine medarbejdere, herunder når nye kommer. For at gøre dette skal du skrive et navn til tidsskemaet i trin 7 og derefter vælge "Excel-skabelon" i rullemenuen "Gem som type" i stedet for standard "Excel Workbook" -indstillingen.
  • Excel giver dig mulighed for at komme ind i meget mere end bare tidsplanopsætning. Du kan lave et tidsskrift arbejde for dig og dine medarbejdere ved at aktivere og anvende summer og makroer. Marker f.eks. Alle cellerne i timekolonnen i en skabelon, hvor en medarbejder indtaster hans timer hver dag, og klik derefter på "AutoSum." Når tidsskemaet er udfyldt, beregner det automatisk timer arbejdstagerne arbejdede den uge.

Advarsel

  • Disse instruktioner gælder også for Excel 2007; Skabeloner er dog organiseret på en lidt anden måde i Excel 2013, og instruktionerne kan variere lidt eller signifikant med tidligere eller nyere versioner af softwaren.
 

Efterlad Din Kommentar