Sådan oprettes tidslinjer i styring af et projekt

Haste og stress ved at forsøge at møde urealistiske frister kan lade folk føle sig frustreret og utilfreds. Og det er før de kommer til udtryk med et muligt dårligt resultat. Projekter er en livsstil for mange forretningsfolk, og at skabe fornuftige tidslinjer er en vital færdighed, der kan læres med disciplin og styrke. Start processen med tankegangen hos en forsker, og undersøge de fulde dimensioner og krav i projektet med et åbent sind. Efter at have etableret din tidslinje, forberede dig på at spille håndhæveren, da mange mennesker kunne undergrave din tidslinje med undskyldninger og forsøg på at udsætte.

1.

Gennemfør en grundig undersøgelse af projektet, så du forstår præcis, hvad der skal gøres og hvordan. Jo mere detaljeret dit studie er, desto mere præcist er din tidslinje. Start med en færdiggørelses- eller startdato og planlægge at arbejde baglæns for at indstille mellemliggende deadlines. For eksempel kan din virksomhed starte på en hjemmeside revision, der kræver indlæg fra medarbejdere i flere afdelinger. Begynd ved at mødes med webdesigneren for at vælge foreløbige deadlines, eller de datoer, hvor visse hjemmesider skal indsendes for at sikre en konstant arbejdsgang.

2.

Mød med medarbejdere tildelt projektet for at få en følelse af det arbejde, der skal gøres. Spørg om eventuelle opfattede hindringer, inden du deler dine foreløbige frister. Bed dem om at give "værst tænkelige" skøn for deres indlæg, hvilket gør det klart, at det er tid til at foretage justeringer, da du først har set den officielle projekt tidslinje, forventes det at blive opfyldt.

3.

Gennemgå medarbejdernes skøn og udfordre dem på en professionel, ikke-konfrontationsmæssig måde. Nogle gange er medarbejderne afhængige af andre til at fuldføre deres arbejde. De har også en tendens til at være alt for optimistisk med hensyn til at dømme tid. Så spørg medarbejderne om at faktorere i deres andre projekter, enhver ferie tid og eventuelle personlige forhold, der kan interferere med projektet. Fortæl dem, at du vil tage deres feedback i betragtning, men det kan være nødvendigt at indføre strammere frister for at sikre, at projektet er afsluttet til tiden.

4.

Parlay denne mulighed for at understrege dit sindssæt af projektet og din vilje til at møde den endelige frist. Lyt omhyggeligt for eventuelle "skal" udsagn og retter dem straks. Med andre ord, hvis en medarbejder siger, at han "skulle" være i stand til at udfylde en indsendelse inden en bestemt dato, påpege, at du forventer, at han "vil".

5.

Gå på arbejde med at planlægge deadlines langs din fulde projekt tidslinje. Baseret på al den information, du har samlet, arbejder du tilbage fra din sidste frist. Tage medarbejdernes skøn i betragtning, men vær ikke bange for at indføre tidligere frister. Nogle ledere rutinemæssigt bevæger sig op hver frist med en dag for at give vejrtrækning plads til uforudsete omstændigheder. Valget er dit, men husk at det i sidste ende er op til dig at sikre, at projektet er færdigt til tiden og på budgettet.

6.

Vis din fulde projekt tidslinje til en afdelingsleder eller vejleder, der er bekendt med projektet. Ligesom du udfordrede din arbejdsgruppe, så spørg denne person om at udfordre dine frister. Hvis du er i tvivl, lav fristerne tidligere. Et projekt kan ikke løbe fra skinnerne, hvis det er afsluttet på forhånd, men problemer sammensættes hurtigt, når deadlines savnes.

7.

Formidle hele projektets tidslinje til alle berørte medarbejdere. Du må ikke blive overrasket, hvis de bøjer på nogle af dine frister. Prøv at dæmpe enhver negativitet, da dårlig moral kunne påvirke projektets resultat. Hvis du mener, at medarbejderne kunne drage fordel af et kontaktpunkt, planlægge en pizza fest eller anden fest begivenhed ved afslutningen af ​​projektet.

Tips

  • Som dit projekt fortsætter, være parat til at vedtage rollen som håndhævende / cheerleader, og minde medarbejderne om vigtigheden af ​​at møde deadlines samtidig med at de tilskynder deres bedste indsats.
  • At give medarbejderne noget at sige i udarbejdelsen af ​​projektets tidslinje kan give dem et incitament til at arbejde hårdere for at opfylde det. Men kommunikere konsekvenserne for ubesvarede deadlines i klare, specifikke termer.
 

Efterlad Din Kommentar