Sådan oprettes en standard driftsprocedure

En standard driftsprocedure eller SOP er et skriftligt sæt trinvise instruktioner om, hvordan en medarbejder skal håndtere en bestemt opgave eller situation, der opstår i erhvervslivet. Formålet med en standard operativ procedure er at sikre et vellykket resultat af en opgave og for at sikre, at resultatet er konsistent, uanset hvem der gennemfører opgaven.

1.

Skriv ned resultatet eller målet, du forventer at opnå med SOP. Hvis du for eksempel skriver en SOP om, hvordan du lukker kontoret hver dag, er målet at sikre kontoret til aftenen, indtil næste arbejdsdag begynder.

2.

Skriv et groft udkast af trinene på en klar og præcis måde, men sørg også for at inkludere tilstrækkelig detaljer, så den person, der udfører opgaven, kan udføre den korrekt. Når du skriver trinene til SOP'en, hjælper det med at gennemføre handlingerne som om du gennemfører SOP'en, så du ikke går glip af vigtige oplysninger.

3.

Test SOP selv. Når du har skrevet det første udkast til SOP'en, skal du følge de trin, du har skrevet for at sikre, at SOP'en er færdig. Foretag de nødvendige justeringer eller revisioner af trinene.

4.

Test SOP med en medarbejder eller en person, du ved, for at se, om de kan fuldføre SOP ved at følge instruktionerne. Elicit feedback fra testeren på eventuelle trin eller instruktioner fra SOP, der var uklare, svært at forstå eller mangle.

5.

Lav det endelige udkast, inkorporerer feedback fra din tester. Lav de endelige justeringer af SOP kopien for at oprette en endelig version.

6.

Distribuere SOP til medarbejdere. Du må holde en kopi i et bindemiddel med andre SOP'er, indsende det på et opslagstavle eller distribuere SOP'en via e-mail eller hard copy.

7.

Tog medarbejdere. Hold et møde eller en træning for at opdatere dine medarbejdere på SOP. Gå over hvert trin med medarbejderne og besvar eventuelle spørgsmål, de måtte have om den nye procedure.

Tip

  • Som dine forretningsprocesser ændrer sig, så vil dine SOP'er. Planlæg en årlig eller toårig kontrol af dine SOP'er for at sikre, at de er opdaterede eller stadig er i brug. Lav eventuelle opdateringer til den SOP, der er nødvendige.
 

Efterlad Din Kommentar