Sådan opretter du en simpel formular for at tage effektive og handlebare møder

Hvis du nogensinde har været anklaget for at tage møde notater, registrerede du højst sandsynligt, hvad der blev sagt, og hvem sagde det i kronologisk rækkefølge. Sådan dokumentation kan være værdifuld som referencepunkt for at opdatere minder og give et logisk sted, hvorfra du kan starte dit næste møde. Men hvis du vil øge din indsats for at fokusere på handlinger og de ansvarlige for gennemførelsen af ​​dem, er det en god ide at oprette en simpel formular, der giver dig mulighed for at tage effektive og handlebare møntnotater. Sådanne noteringsformularer er især nyttige for virksomheder, der hummer med en konstant virvel af aktivitet og samtidige projekter.

1.

Opret et omslag for dine mødenotater, der indeholder grundlæggende men vigtige oplysninger: datoen for mødet, tidspunktet for begyndelsen og afslutningen og navnene på de tilstedeværende.

2.

Skift din note-taking tankegang fra optagelse i kronologisk rækkefølge til transkribering ved projekt, opgave eller aktivitet og oprette separate formularer for hver. Denne teknik giver dig mulighed for at spore opgaver og opdateringer på en ordnet og logisk måde ved hurtigt at identificere projektet, opgaven eller aktiviteten øverst på hver side. Når nogen på et møde broker deres eget projekt, finder du den tilsvarende formular og udfylder den i overensstemmelse hermed.

3.

Skriv "Projekt", "Opgave" eller "Aktivitet" øverst på siden, enten på papir eller i et tekstbehandlingsdokument, og definer det derefter. Eksempelvis kan overskriften på en formular læses: "Projekt: Ribbon-ceremoni på firmaets hovedkvarter." En anden formular overskrift kan læses: "Opgave: Bestilling af mad og læskedrikke til båndskæring."

4.

Opret underrubrikker under hovedoverskriften på hver formular: "Designeret medarbejder", "Seneste handlingstrin", "Handlingstrin tilbage", "Deadline", "Opfattede forhindringer" og "Andre noter." Forlad god plads mellem dem til din møde notater. Hvis du vælger at citere folk direkte, skal du sørge for at sætte deres udsagn i anførselstegn. Hvis du er usikker på en højttalers nøjagtige ord, så spørg hun om at gentage sin erklæring.

5.

Gennemgå din skabelon, og foretag eventuelle tweaks eller modifikationer, der er specifikke for dine behov. For eksempel, hvis en vigtig virksomhedsleder insisterer på at godkende dine projekter, opgaver og aktiviteter, skal du sørge for at oprette en underrubrik, der indeholder status for hans anmeldelse.

6.

Tag dine formularer til alle efterfølgende møder, og registrer deres statusrapporter, som deltagerne adressere et bestemt projekt, en opgave eller en aktivitet. Sørg for at stille spørgsmål, da din evne til at udnytte de mest effektive, handlebare møntnoter måske afhænger af din evne til at levere oplysninger. Hvis en medarbejder f.eks. Fokuserer på hans "seneste handlingstrin" og forsømmer at nævne "handlingstrin tilbage", tryk for denne opdatering.

7.

Formidle dine mødenotater til deltagerne og hold en anden kopi på et sikkert sted. Din effektive notering, fokuseret på handling og færdiggørelse, bør tjene som en troværdig oversigt over begivenheder og en praktisk reference, hvis der opstår spørgsmål eller uoverensstemmelser.

Tip

  • Husk, at mange mennesker i dit firma kan gennemgå og afhænge af dine mødenotater som deres eneste informationskilde. Jo mere omfattende din møde diskussion og notering er, jo mere sandsynligt kan du hjælpe med at køre dit projekt, opgave eller aktivitet til færdiggørelse.
 

Efterlad Din Kommentar