Sådan opretter du en kvalitetsmanual

Oprettelse af en kvalitetsmanual, der er specifik for din virksomhed, er en stor opgave, men det kan også være en givende opgave på mange niveauer. For det første sikrer du, at informationen er unik for din virksomhed og din virksomheds individuelle situation og politik. Også ved at skrive din egen kvalitetsmanual kan du spare betydelige penge: At ansætte en ekstern konsulent til at oprette en kvalitetsmanual til din virksomhed kan koste op til $ 10.000 til $ 20.000. Processen med at lave din egen kvalitetsmanual vil tage tid og energi, men slutresultatet kan sikre en effektiv håndbog, der forhindrer bøder og korrigerende handlinger i tilfælde af en sikkerheds- og politisk gennemgang.

1.

Lav en oversigt over det materiale, du skal medtage. En oversigt vil hjælpe dig med at organisere og præsentere materialet, og det vil også give en grov skitse af indholdsfortegnelsen, som du vil medtage i manualen. Sørg for at organisere din oversigt med punkter, som fx følgende, hvor det er hensigtsmæssigt: Formålet med og scoren i manualen, de vigtigste politikker, definitioner, der er relevante i hele manualen, virksomhedshistorie, organisation og ledelse samt relevante ansvarsområder for virksomheden, detaljer om faciliteterne, ressourcestyring, metoder og procedurer for hvert relevant system, håndtering og opbevaring, registrering, forebyggelse af ulykker og sikkerhed samt korrigerende handlinger. Denne oversigt vil senere tjene til at oprette en indholdsfortegnelse.

2.

Forbered detaljerne for hvert afsnit, som du vil medtage i manualen. Sørg for at indsamle oplysningerne nøjagtigt for at sikre, at materialet, der går i manualen, er korrekt og fuldstændigt. Kontakt hver afdeling, hvor det er relevant, og verificere procedureregler fra ledende eller revisionsorganisationer.

3.

Angiv eventuelle trin på en klar og ligetil måde. Brug sprog, der er let at forstå og følge. Definer ord, der skal defineres, og undgå jargon eller tvetydige beskrivelser, der ikke er egnede.

4.

Opret klare overskrifter og underposition for at forklare de separate afsnit i manualen. Bevar konsekvensen i, hvordan du præsenterer oplysningerne. Husk at kvalitetshåndbogen er beregnet til, at andre kan læse og følge, så materialet i det skal give mening til andre læsere.

5.

Tilføj indholdsfortegnelsen til begyndelsen af ​​manualen. Selvom indholdsfortegnelsen kommer først, bør du ikke tilføje den, før du mere eller mindre har færdiggjort manualen, for at sikre, at du ved, hvor alt faktisk er placeret i manualen. Hvis relevant eller påkrævet, skal du også indeholde et indeks.

6.

Gennemgå og revidere omhyggeligt, og kontroller ikke kun for grundlæggende typografiske fejl, men også for fejl i policybeskrivelser. Alle oplysninger skal være så nøjagtige som muligt, især når det drejer sig om at undgå korrigerende handlinger under revisioner.

Ting, der er nødvendige

  • Selskabspolitik og -procedurer

Tips

  • Prøvekvalitet manualer er tilgængelige, herunder en skabelon fra National Institute of Standards and Technology. Overvej at gennemgå denne og andre skabeloner, som du finder ud af, hvordan en kvalitetsmanual skal se ud, og hvordan den skal organiseres.
  • Hvis du arbejder i en stålindustri, overvej at sende manualen til kvalitetsstyringsselskabet og anmode om en gratis anmeldelse af manualen. Organisationen skal kunne fortælle dig, om manualen er ordnet korrekt, og hvis procedurerne beskrives korrekt.
 

Efterlad Din Kommentar