Portable Document Format (PDF) -filer oprettes primært fra udskriftsmateriale, f.eks. Et Word-dokument eller en PowerPoint-præsentation. Fordelen ved at bruge PDF er, at du ikke behøver kildeprogrammet til at se filen, kun et PDF-læseprogram. Når du bruger et PDF-skriveprogram til at oprette en PDF-fil, kan du muligvis justere indstillingerne for at oprette en gråtoneversion, selvom kildefilen er i farve.

1.

Installer et PDF-skrivningsprogram til din computer. Mens kommercielle PDF-skrivningsprogrammer er let tilgængelige, kan mange gratis programmer bruges til at oprette gråtonebaserede PDF-filer. Mens PDFill (pdfill.com) bruges i de følgende trin, fungerer CutePDF (cutepdf.com) og NitroPDF (nitropdf.com) på samme måde og er gratis at downloade.

2.

Åbn det farvedokument, som du vil oprette en gråtoner-PDF til. Mens en PowerPoint-fil bruges, er processen for andre dokumenter den samme. Klik på "Office" knappen, vælg "Print" og klik på knappen "Print Preview", som åbner et separat dialogvindue.

3.

Klik på "Options" -pilen, marker indstillingen "Farve / gråtoner" og vælg "Gråskala". Klik på "Udskriv" i afsnittet Udskriv, som åbner et separat dialogvindue.

4.

Klik på menuen "Printernavn" og vælg det PDF-skrivningsprogram, du installerede på din computer, for eksempel PDFill. Klik på knappen "Udskriv", som åbner et separat vindue. Brug pilene i adresselinjen til at vælge en mappe, hvor du kan gemme gråtoner-PDF'en. Indtast et navn i feltet "Filnavn" og klik på "Gem" knappen.