Sådan opretter du et organisationsdiagram i Office 2007

Håndværket med at opbygge den perfekte arbejdsstyrke kan være en løbende proces, der bliver forfinet, da din virksomhed tilføjer nye medarbejdere, men at designe et organisationsdiagram, der viser præcis, hvor hver person passer, behøver ikke at tage for evigt. Med et væld af programmer fra Microsoft Office Suite 2007 kan du oprette et hierarkisk diagram, der giver et øjebliksbillede af din virksomhed fra top til bund. Fordelen ved at bruge Word, Excel eller PowerPoint til at oprette disse diagrammer er, at du kan ændre dem til enhver tid med blot et par klik.

1.

Start Microsoft Word, PowerPoint eller Excel 2007. Klik på fanen "Indsæt", og klik derefter på knappen "SmartArt" på båndet.

2.

I vinduet "Vælg et SmartArt Graphic", der dukker op, skal du klikke på "Hierarkiet" i kolonnen til venstre.

3.

Klik på knappen "OK", og et minimalt organisationsdiagram med fire bokse på to niveauer tilføjes til dit dokument. Klik overalt på diagrammet for at åbne den lilla "Organizational Chart Tools" fanen øverst på skærmen. Klik på den nye fane for at få vist indstillingerne for tilpasning på båndet.

4.

Klik på den øverste boks på diagrammet, hvor den lyder "Klik for at tilføje tekst." Skriv navnet på den højeste person i organisationen, som f.eks. Præsident eller administrerende direktør. Du kan også tilføje personens jobtitel samt navnet.

5.

Rul til næste niveau i diagrammet, hvilket er tre felter, der forgrener sig øverst tilbage. Klik i feltet længst til venstre og indtast jobtitel, jobansvarens navn eller begge dele. Arbejd dig på tværs af den række for hver person, der rapporterer til præsidenten / administrerende direktør.

6.

Tilføj en direkte rapport ved at klikke på øverste boks, klikke på fanen "Organisatorisk diagramværktøjer" og klikke på "Underordnet" knappen på venstre side af båndet. Dette tilføjer en fjerde boks til filialen. Bemærk, at for hvert felt du tilføjer, bliver diagrammet automatisk mindre for at passe til alt. Du skal muligvis justere skrifttypestørrelse i felterne ved at fremhæve teksten, klikke på fanen "Hjem" og ændre skrifttypestørrelsesvælgeren.

7.

Tilføj en underordnet eller direkte rapport til en position i anden række ved at klikke på feltet og derefter klikke på "Underordnet" -knappen på båndet. Du kan også tilføje yderligere rapporter ved at klikke på "Medarbejder" -knappen på båndet såvel som noteassistenter ved at klikke på "Assistant" -knappen.

8.

Skift udseende på organisationsdiagrammet for at matche virksomhedens stil og præferencer ved at klikke på "Style" -knappen på båndet. Klik gennem de forskellige muligheder, som tildeler forskellige farver til forskellige rækker eller formater om boksernes form. Klik på "OK" for at acceptere en ny stil eller "Cancel" for at vende tilbage til det oprindelige udseende.

9.

Skift en enkelt boks eller positionens farve ved at klikke på "Shape Fill" -knappen på båndet. Vælg en ny farve og klik på "OK". Dette er en optimal måde at gruppere afdelinger sammen eller skelne personer i en bestemt stilling, f.eks. Salg eller administrative assistenter. Du kan genkalde flere kasser på én gang ved at trykke på og holde "Ctrl" knappen nede og klikke på hver enkelt boks, før du klikker på "Formularfyld".

10.

Klik på Office-knappen og vælg "Gem som." Skriv en titel for dokumentet i tekstfeltet "Filnavn" og navigér for at vælge et sted for at gemme filen. Klik på "Gem" for at gemme diagrammet.

Advarsel

  • Disse instruktioner gælder for Microsoft Office 2007-produkter. I Office 2010 er Office-knappen blevet erstattet med fanen "File". Du kan finde forskelle og variationer i disse instruktioner, når du anvender dem i tidligere eller nyere versioner af Office-softwaren.
 

Efterlad Din Kommentar