Sådan oprettes en Office Mailing List

En postadresse på kontoret er en måde for medarbejdere og ledere at få adgang til interne kontaktoplysninger til at sende invitationer, kondolanser, fødselsdagskort og anden korrespondance. Åbning af kommunikationskanalerne mellem kollegaer er en måde at opbygge teamwork og moral på. Oprettelse af en postadresse i kontoret er lige så simpelt som at indsamle data og skrive oplysningerne i et tekstbehandlingsdokument.

1.

Saml kontaktoplysninger fra medarbejdere. Udpeg en person til at samle kontaktdata og holde den aktuelle. Kontaktoplysninger kan indeholde hjemmeadresser, e-mail-adresser, celle- og hjemme telefonnumre og fødselsdage.

2.

Opret et nyt dokument i Microsoft Word. Klik på "Office-knappen" og derefter "Ny" i Microsoft 2007 eller "File> New" i tidligere versioner. Vælg "Blank Document" fra listen over dokumenttyper, der skal oprettes. Klik på "Opret" eller "OK".

3.

Tilføj en tabel til dokumentet med mindst seks kolonner. I Word 2007 skal du klikke på fanen "Indsæt" og derefter "Tabel". Træk musen over for at tilføje seks kolonner. I tidligere versioner af Word skal du klikke på ikonet "Indsæt tabel" på standardværktøjslinjen. (Du kan have mere eller mindre kolonner afhængigt af de oplysninger, du vil tilføje til postlisten.)

4.

Mærk kolonnerne ved at skrive kolonneoverskrifterne i første række. Skriv f.eks. "Navn" i navnsøjlen, "Mailing Address", "Home Phone" og så videre. Flyt til en anden kolonne efter at have indtastet et overskrift ved at trykke på "Tab" -tasten på tastaturet. Tryk på tasten "Tab" igen efter sidste kolonne for at tilføje en anden række.

5.

Indtast medarbejdernes oplysninger i de respektive kolonner. Du vil måske arbejde alfabetisk for at gøre det nemmere for folk at rulle gennem.

6.

Gem og udskrive mailinglisten efter at have tilføjet alle oplysningerne. For at gemme, klik på ikonet "Gem" fra standardværktøjslinjen på Word 97-2003 eller fra fanen "Home" i Word 2007. For at udskrive skal du klikke på ikonet "Udskriv" på standardværktøjslinjen i Word 97-2003 eller " Kontor-knap> Udskriv "i Word 2007.

7.

Udskriv nok kopier til hele kontoret. Send kopierne til alle i afdelingen.

Ting, der er nødvendige

  • Microsoft Word

Advarsel

  • Deltagelse i postadresselister skal betragtes som valgfri, da mange mennesker ikke ønsker, at andre skal kende deres hjemadresse eller andre personlige oplysninger. Anmode om telefonnumre og udvidelser og kontor e-mail-adresser, hvis folk ikke ønsker at give andre kontaktoplysninger.
 

Efterlad Din Kommentar