Sådan vælges et Business Phone System

Et selskabs telefonsystem er dets livsnerven til kunder, leverandører og verden. Det er fortsat en af ​​de nemmeste måder at kommunikere i et firma såvel som ud over organisationens vægge. Valg af det rigtige business-telefonsystem er en vigtig beslutning, der kan have økonomiske og driftsmæssige konsekvenser, hvis det forkerte system vælges. At træffe den rigtige beslutning om telefonsystemet betyder at se fremad og lave en planlægning, ligesom du ville, når du undersøger kontorlokaler eller møbler.

1.

Lav bemandingsplanen. Se på din forretningsplan og afgøre, hvor mange medarbejdere der skal bruge en telefon på tre eller fire år fra nu. En simpel to-line business telefon købt hos enhver elektronisk butik kan nemt støtte fire eller fem medarbejdere, men hvis din plan er at ansætte ekstra personale, vil denne løsning hurtigt blive uacceptabel.

2.

Beslut om vigtige funktioner. Vil din virksomhed have en receptionist eller vil opkaldere bruge en auto-ledsager til at nå individer? Har du brug for konferenceopkald eller viderestilling? Er telefonsvarer en nødvendighed? Lav en liste over dine væsentlige funktioner og brug den, når du sammenligner systemer.

3.

Undersøg din virksomheds geografiske placeringer. Flere steder kræver en løsning, der er helt anderledes end den, der skal fungere lige i et enkelt kontor. Mange telefonsystemer kræver en del dyr hardware på hver fysisk placering. Hvis lokaliteterne varierer i størrelse, skal du muligvis købe forskellige typer systemer til hvert kontor.

4.

Vælg din telekommunikationsteknologi. Private Branch Exchange-systemer (PBX) placerer telefonteknologien primært på et hardware, der accepterer telefonlinjerne fra telefonværktøjet. Når en opkalder ringer til dit nummer, ringer PBX-systemet opkaldet til den rigtige afdeling eller individ. Voice over Internet Protocol (VoIP) telefoner bruger ikke telefonlinjer eller et centralt udstyr. Hvert håndsæt er i det væsentlige en lille computer, der plugger ind i en internetforbindelse. PBX-systemer kan være dyre og er ofte vanskelige at programmere, men de skaleres godt, da yderligere håndsæt er billige. VOIP-systemer er nemme at bruge og kan spredes på mange steder, men hvert håndsæt er dyrt, hvilket gør dem til en dyr løsning i større kontorer. Langsigtet bemanding og placering planlægning er nødvendig for at sammenligne de to systemer og bestemme, hvad der passer til din virksomhed.

5.

Test dine muligheder før du køber for at bestemme, hvor nemt de skal programmere. Hvor nemt er det at tilføje nye linjer, program nye funktioner og fjerne tidligere medarbejdere fra systemet? Mange nøglesystemer er notorisk vanskelige at programmere, med virksomheder tvunget til at betale serviceteknikere til at programmere temmelig typiske anmodninger. Vælg et system, der er brugervenligt for at reducere løbende serviceomkostninger.

Ting, der er nødvendige

  • Fem års forretningsplan

Tips

  • Bed om referencer fra virksomheder, der bruger det pågældende telefonsystem og se hvordan de kan lide systemet.
  • Bed om en demonstration for at se, hvor nemt det er at tilføje en ny bruger.

Advarsel

  • Tag ikke en beslutning uden at veje fremtidig vækst.
 

Efterlad Din Kommentar