Sådan ændrer du telefonservice til en virksomhed

Virksomhederne skal ændre deres telefontjeneste, når det eksisterende system ikke længe passer til deres behov. Hvis opkald falder, kalder opkald, de ikke kan nå en rigtig person, eller hvis det tager for lang tid at levere service, er det tid til at opdatere. Når du fornyer tjenester, skal virksomheder overveje hardwarekomponenter, der er nødvendige for korrekt udformning af både kontor- og feltpersonale ud over at notere alle de servicefunktioner, der er nødvendige for at drive forretning. Alle virksomheder skal sammenligne udbyderes hardwareomkostninger, funktioner, priser og gebyrer, inden de foretager en telefonkonvertering.

1.

Analysér først hvad der er galt med det eksisterende system. Bed medarbejderne om at identificere problemer. Er opkaldet faldende? Er der for mange opfordringer til, at det eksisterende system holder i køen? Er medarbejdere i stand til at holde telefonkonference og videokonference med hinanden? Skifter hovedcentralfunktionen uventet opkald? Er håndsæt, headset og mobiltelefoner behagelige at bruge? Er den eksisterende tjenesteudbyder tilgængelig til hurtigt at løse serviceproblemer eller udskifte udstyr? Spørg kunder om deres erfaringer med virksomheden over telefonen. Er stemmer forstyrret, falmer ind og ud? Er der tilstrækkelig indikation på hold, at linjen stadig er levedygtig, og at nogen vil være tilbage for at hjælpe?

2.

Lav en liste over alt, hvad der er nødvendigt for telefontjenesten. Inkluder alle hardware, såsom komfortable bordtelefoner, mobiltelefoner, hovedsæt, håndfri stik og videokonferenceskærme. Angiv også servicefunktioner, der kræves både internt og i felten, f.eks. Telekonference og videokonference, internetopkaldsruting, grafisk afsendelsesfunktioner, one-touch opkald og stemmegenkendelse.

3.

Køb kommercielle telefon- og kommunikationshardwareudbydere og find en dygtig forretning, der kan levere alt på din krævede hardwareliste. Forhandle en kontrakt, der omfatter udstyrs køb eller leasing, fortsat vedligeholdelse og træning for hele personalet, om nødvendigt.

4.

Identificer kompetente telefontjenesteudbydere, der tilbyder dine nødvendige funktioner og sammenligner takstplanerne. Forhandle en kontrakt, der indeholder en "ud" -klausul, hvis udbyderen undlader at give alt indgået aftale om rettidigt.

5.

Planlæg en tid til fjernelse af det gamle system og installation af det nye, når virksomheden typisk er meget langsom, f.eks. Midt på natten i en weekend, for at undgå at forstyrre kunderne med konverteringen.

6.

Indfør det nye telefonsystem til alle medarbejdere, udlever alle bærbare enheder som mobiltelefoner, tilbehør og headset, der ikke allerede er på plads og programmeret på de enkelte arbejdsstationer, og træne personalet på det nye system.

 

Efterlad Din Kommentar