Sådan ændres kontorprocedurer

Ændring af kontorprocedurer kræver en omhyggelig planlægning for at sikre, at medarbejderne forstår de nye procedurer og ikke går tilbage til gamle vaner. Arbejd med en arbejdsgruppe af passende medarbejdere for at hjælpe med at identificere områder for forandring og forberede de nye procedurer. Overvåg procedurerne for at sikre ændringerne implementeres og arbejder effektivt og effektivt for at sikre varig ændring.

Identificer problemer

At gøre varige forbedringer af kontorprocedurer er en proces, der begynder ved at undersøge de nuværende procedurer. Først skal du identificere, hvilke kontorprocedurer der ikke er effektive, og hvorfor. Det kan være nødvendigt at ændre virksomhedens procedurer på grund af eksterne faktorer, såsom en ny stor kundekontrakt, en betydelig stigning i kontorpersonalet eller en ændring af reglerne. Arbejde med en medarbejderopgavegruppe, list de nødvendige ændringer i prioriteringsordre, fra sværeste og enkleste at gennemføre.

Planændringer

Etablere en plan, der løser de identificerede procedur mangler og er følsom over for din virksomheds kultur. Hver ændring skal være i overensstemmelse med hele kroppen af ​​ændringer. For eksempel, hvis alle indgående opkald skal ledes gennem den centrale operatør, skal du have et system til omgående at underrette den medarbejder, der bliver kaldt. Denne proces skal tage højde for opkald, der ikke kan gennemføres, eller som skal henvises til en bestemt afdeling eller person. Hvis alt personale har beføjelse til at bestille forsyninger, skal et centralt ordresystem inkludere indkøbsordre og andre nødvendige dokumenter.

Gennemfør ændringer

Gennemfør ændringerne, når en plan er etableret og godkendt. Du kan foretage ændringerne på en række måder. Udfør et træningsprogram, der dækker alle ændringer og bevæger sig umiddelbart efter, at træningen er afsluttet til de nye procedurer. Træn vejledere i de ændrede procedurer og lær dem hvordan man træner deres personale. Lav et eller et par ændringer på en almindelig tidsplan over en forudbestemt periode, indtil alle de nye procedurer er blevet implementeret.

Overvåg procedurerne

Vurdering og overvågning af procedurerne efter implementering er afgørende for deres succes. Gamle måder at gøre ting på kan nemt komme tilbage, hvis du ikke overvåger regelmæssigt. Vurderingen af ​​procedurerne gør det også muligt for dig og opgavegruppen at bestemme, om der skal bruges nogle ændringer eller nye materialer, eller hvis der kræves supplerende træning. At opfordre kommentarer fra vejledere og personale, der opererer under de nye procedurer, hjælper dig med at bestemme, hvor effektivt procedurerne fungerer, og hvordan de kan gøres mere effektive.

 

Efterlad Din Kommentar