Sådan ændres et notesblokdokument til en MS Excel-fil

Når du opretter regnearkdokumenter for at spore medarbejder-id'er, prognostiserede salg eller sammenligne produkter, kan du forberede dine data i et andet program og åbne den resulterende fil i Microsoft Excel. De kommaseparerede værdier eller CSV-filformater bruger almindelig tekst til at repræsentere de individuelle celleværdier og rækkeindhold i regnearkdata. Når du planlægger at overholde CSV-formatet, kan du bruge Notepad til at skrive dit regnearks indhold, mens du er væk fra din computer og hurtigt omdanne resultaterne til et Excel-dokument.

Filopsætning

For at opbygge en CSV-fil, der skal åbnes i Microsoft Excel, skal du beslutte, hvor mange kolonner du vil bruge i Microsoft Excel til de kategorier af oplysninger, du forbereder i Notesblok. Din første række af Excel-celler skal indeholde overskrifterne for dine data, hver mærker indholdet af en enkelt kolonne. Hvis du vil oprette teksten, der bliver til dine kolonneoverskrifter, skal du skrive dem som den første linje i din notesblokfil, adskille etiketterne med kommaer og afslut linjen med Enter-tasten for at oprette en vognretur. Hvis f.eks. I dit regneark lister navne og medarbejderidentifikationsnumre, kan dine overskrifter læse "Fornavn, Mellemnavn, Efternavn, Badge Nummer".

Indtastning af data

Når du er sikker på, hvor mange kolonner dine data vil udfylde, og du har oprettet dine overskrifter, kan du skrive dine data, række for række. Hvis en af ​​dine dataværdier indeholder et komma, skal du vedhæfte værdien i dobbeltnoteringstegn. Hvis et erstatnings-id-mærke f.eks. Har en særlig betegnelse, der indeholder et komma, skal du indtaste værdien som "Badge nummer, 2" og placere dit afgrænsende komma efter det lukkede dobbeltnoteringsmærke. Ligeledes, hvis en af ​​dine værdier bruger citatmærker, omgiver værdien med dobbelt citatmærker og anbring et ekstra dobbelt citatmærke foran og bag materialet i citater. Hvis f.eks. Et af medarbejdernes mellemnavn er John, og han bruger kaldenavnet "Tiny", skal du skrive navnet "John" "Tiny" ""

Endelige trin

Når du har indtastet alle dine data i Notesblok, skal du gemme filen som et tekstdokument og ændre dets filtype til ".csv." Selv om CSV-dokumenter består af almindelig tekst, genkender Microsoft Excel dem ikke som CSV-filer uden den korrekte filtypenavn. Når du klikker på fanen "File" i Microsoft Excel og vælger "Åbn" for at hente dialogboksen Åbn, kan du indstille filtypen til "Tekstfiler", så dit CSV-dokument vises i listen, og dobbeltklik derefter på filnavnet for at åbne det i et nyt arbejdsbogsdokument. Det er altid klogt at kontrollere, at Excel korrekt identificerer tal og datoer. Hvis det gør det, vises værdierne lige i deres Excel-celler. For at få mere kontrol over, hvordan Excel fortolker og formaterer dine data, kan du åbne din CSV-fil gennem guiden Importer tekst. Du finder guiden i fanen Data i Excel-båndet under Få eksterne data.

Overvejelser

Hvis en af ​​dine poster ikke indeholder en værdi for et bestemt felt, skal du skrive et andet komma efter det, der afgrænser feltet foran det. For eksempel, hvis din medarbejder Jane Roe ikke har noget mellemnavn, vil hendes rekord læse Roe,, Jane For at gøre dine tomme felter mere indlysende i din tekstfil, kan du repræsentere dem med et sammenhængende par dobbelt citatmærker og følge dem med en komma. Excel ignorerer citatmærkerne, når den åbner din CSV-fil. Jane Roes record fortæller således "Roe", "", "Jane" Hvis du ved et uheld springer over et felt, vil dine data ikke stå i de rigtige kolonner i Excel. For at rette op på problemet skal du redigere din CSV-fil for at rette det manglende felt og åbne det igen i Excel.

 

Efterlad Din Kommentar