Hvordan man bedst opretter og organiserer en projektledelses checkliste eller checkliste skabelon

Projektledere bruger typisk et sæt processer til at koordinere projektindsatsen. Dette sikrer, at projektgruppemedlemmer forstår, hvad der skal gøres, og når det skal udfyldes. Projektledelsesinstituttet definerer fem procesgrupper: initiering, planlægning, udførelse, overvågning og kontrol og lukning. Oprettelse og organisering af en projektliste tjekliste hjælper dig med at strukturere dit projekt effektivt og sikre, at du gennemfører alle de anbefalede trin for at gøre projektet til en succes. Opret en tjekliste for hver proces eller etabler en generisk tjekliste skabelon for alle processer, afhængigt af projektets størrelse og omfang. For mindre projekter kan en enkelt tjekliste være mere passende og lettere at håndtere.

1.

Gennemfør et holdmøde for at brainstormere ideer om de elementer, der skal spores og overvåges for dit projekt. Download og undersøg en prøve tjekliste. For eksempel indeholder Microsoft Office-webstedet en projektliste, som du kan evaluere og tilpasse til dit projekt.

2.

Åbn et nyt dokument for at oprette din egen projektliste tjekliste eller sæt af tjekliste skabeloner. Øverst skal du indtaste en titel, f.eks. "Project Management Checklist" og centrere den. Hvis du f.eks. Bruger Microsoft Word, skal du klikke på Center-knappen på startlinjens værktøjslinje.

3.

Opret en liste i en fed skrifttype. Liste poster skal indeholde overskrifter til projekt navn, manager, sponsor, kunde, dato og andre relevante oplysninger. Gem filen med et genkendeligt navn, f.eks. Projektchecklisteoverskrift, hvis du vil genbruge det som en skabelon til andre dokumenter.

4.

Tilføj en overskrift til første projektfase ved at skrive teksten "Initiering." Indsæt en tabel for at liste de trin, der er involveret i processen. Hvis du f.eks. Bruger Microsoft Word, skal du klikke på knappen Tabel fra værktøjslinjen Indsæt. Opret et to-kolonne bord. I de venstre kolonne oplistes de spørgsmål, som du og dit team skal svare for at gennemføre projektet i tide og på budget. Indtast et spørgsmål som "Er projektmål defineret?" I den højre kolonne giver du råd om, hvordan du besvarer spørgsmålet for at lede teamet. Skriv f.eks. Instruktionsteksten "[Erstat denne tekst med dine mål. Sørg for, at de er specifikke, målelige, opnåelige, relevante og rettidige.] "

5.

Medtag trin, der gælder for dit projekt, f.eks. "Er forretningssagen blevet udviklet?" "Er risikoen blevet vurderet?" "Er dine forretningsfunktioner blevet identificeret?" "Er projektmiljøet blevet opfyldt?" "Er kvalitetskrav blevet opfyldt?" "Er projektet inden for budgettet?" og "Er der blevet modtaget godkendelser for færdiggørelse?" Brug "En vejledning til projektledelsesorganet for viden", kendt som PMBOK-vejledningen, for yderligere assistance til udformning af processtrin.

6.

Tilføj to kolonner til dit bord og mærkning dem "Ja" og "Nej." Når du gennemfører denne tjekliste, kan du og dit team afkrydse varer, der er blevet gennemført. Hvis dine tjeklister viser en høj procentdel af negative svar, er projektarbejdet sandsynligvis ikke gennemført.

7.

Tilføj en overskrift mærket "Action Items." Indsæt en tabel med tre kolonner. Hvis du f.eks. Bruger Microsoft Word, skal du klikke på knappen Tabel fra værktøjslinjen Indsæt og vælge tre kolonner. Brug den første kolonne til at liste udestående opgaver. I den anden kolonne skal du liste det teammedlem, der er tildelt opgaven. Brug den tredje kolonne til at angive forfaldsdatoen. Tilføj eventuelt en fjerde kolonne for kommentarer.

8.

Gentag de tre foregående trin for hver af de resterende fire projektledelsesprocesser eller dit eget system. Gem filen som en enkelt tjekliste skabelon fil til brug på fremtidige dokumenter eller gemme hver proces som en separat fil. Gem for eksempel hele filen med et genkendeligt navn, som f.eks. "Company Standard Project Checklist". For at gemme filen som en skabelon til fremtidige dokumenter ved hjælp af Microsoft Word, skal du f.eks. Klikke på knappen "File", "Save As" og derefter vælge "Word Template".

 

Efterlad Din Kommentar