Checkliste for mødeplanlægning

Møder er en integreret del af erhvervslivet. Du bruger dem til at generere ideer, kommunikere information, opbygge relationer og træffe beslutninger. Men lige så værdifulde som møder, tager de dig væk fra det umiddelbare arbejde ved hånden - plus du skal stole på andre for at maksimere deres værdi. Møder, der er vage eller synes at gå på for evigt, er kedelige for selv de bedste medarbejdere. Nøglen til succes er at have en klar vision for at komme sammen og blive organiseret i din henrettelse.

Dagsorden

Hvert møde har et formål. For eksempel, siger din nonprofit er at forfølge et sundhedsvæsen innovations tilskud og skal udvikle et konkurrencedygtigt projekt koncept. Det mål, du vil opnå, kører møderens dagsorden - eller en liste over emner, der skal diskuteres. For eksempel: introduktioner, organisationens historie med sin funder, overblik over stipendier, mulige projektidéer og handlinger. Hvis du holder et opfølgende møde, skal du erstatte introduktioner med en oversigt over din tidligere diskussion, og hvor indsatsen nu står. Skriv din dagsorden i konturform øverst omfatter mødet dato, deltagere og placering. Cirkulere dagsordenen til alle, der vil deltage, så de ved hvad de kan forvente og kan på forhånd udarbejde tanker eller krævede materialer.

Deltagere

Det er afgørende at have de rigtige mennesker deltager i dit møde. Der er typisk vært eller moderator, der går gennem dagsordenen og holder diskussionen på sporet. Deltagerne skal være direkte forbundet med dens formål, enten som beslutningstagere eller modtagere. I forlængelse af det foregående eksempel kan inviterede omfatte direktør for udvikling, udviklingsassistent, direktør for teknologi og programplanlægning associerer. Begræns mødelens størrelse så meget som muligt. Ligeledes balance personligheder, så deltagerne føler sig trygge, forbundet og inspireret til at dele. Du kan dele mødetes resultater med andre, der har brug for at vide om dem via detaljerede minutter eller generelle resuméer.

Planlægning

Arrangering af en mødetid er en af ​​de mere udfordrende aspekter - især da antallet af deltagere går op. Heldigvis har teknologien gjort det nemmere. Valgmulighederne omfatter kontrol af delte kalendere i virksomhedens netværk, ved hjælp af et online planlægningsprogram som Doodle eller at sende en email med mindst tre tidslukker, så folk kan reagere med deres tilgængelighed. Fokuser på gange, der er mindst forstyrrende for deltageres arbejdsgange. Undgå endvidere at møde længder, der er for lange eller for korte. De fleste spænder mellem 30 minutter og 2 timer. Din dagsorden kan altid ændres, så den passer til taletiden ved hånden.

Beliggenhed

Et andet stort stykke af puslespillet er dit mødested. Nogle møder forekommer personligt og kræver fysisk plads. Hvis placeringen er reserveret, vil du sikre dig, at den er gratis under de fremtidige tidslukker, du sender deltagere til. Hvis mødet er offsite, send klare retninger. Vælg også et værelse, der er stort nok til at rumme alle, der vil være til stede. Du kan eller ikke har sædeordninger. En række møder sker via telekonference eller via online-programmer som GoToMeeting. Cirkuler opkaldsnumre, adgangskoder, webadresser og adgangskoder til alle mødedeltagere med enkle instruktioner.

 

Efterlad Din Kommentar